Le répondeur = une opportunité

De grosses sociétés font de plus en plus l’économie d’une standardiste, en attribuant à chaque employé une ligne directe avec une messagerie individuelle. Les messages laissés sur des répondeurs peuvent être personnalisés mais doivent respecter la structure du : « Vous êtes QUI et vous voulez QUOI ? ». Ce système désengorge le standard et oblige l’appelant à se présenter et à être plus concis sur son objectif d’appel. Que cela soit sur le répondeur d’un prospect dans une grosse entreprise ou d’un simple particulier, nous devons donc être prêts au premier bip, à nous présenter et annoncer clairement notre objectif d’appel.

Un message du type : « C’était le représentant Yvan RIEN de la Société Tartempion… Ce n’est pas grave ! Je rappellerai » est désastreux. Le temps « passé » employé dans la présentation plutôt que le présent, le « Ce n’est pas grave ! » exprimant tout le contraire et cette promesse de rappel rarement tenue, sont autant d’éléments qui discréditent les auteurs de tels messages.

Quand aux petits rusés qui veulent se faire passer pour un futur client possible, chasseur de tête et autres, ils ne trompent qu’eux même en laissant un message du genre : « Bonjour, je suis Monsieur Van Deuraingare, vous pouvez me rappeler au 00.00.00.00.00 », sans objet, ni nom d’entreprise ou de cabinet. Ne croyons pas que la curiosité motive et incite notre interlocuteur à vouloir en savoir plus. Et si jamais, il tombait dans le piège, sa déception risquerait de vite se transformer en agacement lorsqu’il découvrirait la manœuvre.

Pires, sont ceux dont l’unique message correspond à la tonalité d’un appel inconnu avorté. Car, souvent juste derrière, ils se trahissent en rappelant et en laissant un message mal préparé qui prouve leur manque de formation.

Pourtant, le répondeur est une réelle opportunité pour nous exprimer sans être interrompu et permettre à notre prospect de réécouter notre message en cas d’incompréhension. Après avoir décliné notre identité et dévoilé dans le détail notre objectif d’appel, il convient juste de remplacer le « qu’en pensez-vous ? » par « Aussi, je note immédiatement dans mon agenda de vous rappeler demain à 9h00 en espérant très vivement vous entendre de vive voix…Je vous laisse également mes cordonnées téléphoniques à toutes fins utiles, c’est le 04.94.76.15.98… Je répète le 04.94.76.15.98… Merci et à demain ! ». Un tel message à plus d’impact qu’un courrier qui annoncerait notre appel. Nous avons bien évidemment très peu de chance d’être rappelé par notre prospect.

Par contre, il est impératif de tenir notre engagement de rappel à la seconde près. Et si par manque de chance, nous ne parvenons pas à joindre en « live » notre prospect, laissons lui un nouveau message : « Bonjour Monsieur, à nouveau et comme convenu, Frédéric Chartier de la SFAP… Je reste fort ennuyé de ne pas parvenir à vous joindre... Maintenant, sachez que ces difficultés n’ont pas atténué mon envie de vous rencontrer, tout au contraire, elle s’est amplifiée, aussi je note immédiatement dans mon agenda de vous rappeler sous une semaine… Je vous laisse à nouveau mes cordonnées téléphoniques à toutes fins utiles, c’est le 04.94.76.15.98… Je répète le 04.94.76.15.98… Merci et à la semaine prochaine... ».

Nous devons prouver notre ténacité en laissant systématiquement un nouveau message de notre composition. Notre créativité doit cependant respecter trois impératifs : notre présentation, l’objectif d’appel et notre engagement de rappel. Notre rigueur est également mise à l’épreuve par notre ponctualité. En fait, notre relation commerciale a débuté lors de notre premier message. Depuis notre prospect s’est familiarisé à notre voix et juge notre motivation et notre professionnalisme sur chacun de nos appels. En persévérant, on arrive à tout. Ne le décevons pas ! Sachons également passer par la porte lorsque la fenêtre est fermée : déplaçons-nous !
« Il faut distinguer la ténacité de l'obstination : savoir insister et persévérer au bon moment, savoir aussi se retirer et renoncer quand il le faut » de Shafique Keshavjee (Le roi, le sage et le bouffon).

Extrait tiré du LIVRE SUR LA TELEPROSPECTION : « Comment réussir par téléphone nos prises de rendez-vous ? » de Frédéric Chartier

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