Profitons, en effet, de notre boîte vocale pour rappeler nos heures d’ouvertures lorsque nous sommes fermés. La plupart des répondeurs offrent la possibilité d’enregistrer plusieurs messages d’accueil téléphonique qui peuvent être programmés selon les heures d’appels. Notre message d'accueil téléphonique lors de notre pause déjeuner doit en effet être différent de celui qui annonce notre fermeture annuelle. Voici quelques exemples de formulation pour vous inspirer et concevoir votre message d’accueil téléphonique personnalisé :

• « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos services sont actuellement fermés. Merci de bien vouloir renouvelez votre appel, du lundi au vendredi, de 8H à 12H, et de 13H à 17H30 »
  

• « Vous êtes en relation, avec la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos services sont actuellement fermés. Nous vous invitons à renouveler votre appel du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 heures à 18 heures. Vous pouvez découvrir nos compétences et nos différents domaines d’intervention sur notre site internet à l’adresse www.frederic-chartier.com ou nous contacter par courriel à contact@frederic-chartier.com. Merci et à bientôt. »
  

• « Les bureaux de la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, sont actuellement fermés. Nous vous invitons à renouveler votre appel du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 heures à 18 heures. Merci et à bientôt. »
  

• « La S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, bonsoir ! Pour mieux vous servir, nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 19h. Nous vous invitons à renouveler votre appel durant ces plages horaires. Merci de votre compréhension, au revoir et à demain ! »
  

Extraits du Livre sur l'accueil téléphonique : « Comment mieux accueillir nos clients au téléphone ? » de Frédéric Chartier




Autres Exemples de Messages Professionnels pour le répondeur téléphonique de votre Entreprise :

Exemple d’un message pour répondeur téléphonique « ACTIF EN JOURNÉE » :
Le texte du message d’un répondeur téléphonique « jour », actif aux heures d'ouverture et à la pause déjeuner, signifie les horaires d'ouverture, la pause déjeuner et peut offrir la possibilité de laisser un message. Voici un nouvel exemple en plus de ceux cités ci-dessus :
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos bureaux sont ouverts de 9h à 12h et de 14h à 18h et nous ne pouvons actuellement vous répondre. Cependant vous avez la possibilité de nous laisser un message avec vos coordonnés téléphoniques, nous vous rappellerons dans les plus brefs délais. Merci de votre compréhension et à très bientôt ! »
- « S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, bonjour ! Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h. Veuillez nous laisser votre message avec votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel pour que nous puissions revenir vers vous au plus vite. Merci de votre compréhension et à très bientôt ! »

Exemple d’un message téléphonique pour répondeur d’Entreprise pour « INDISPONIBILITÉ » :
Le texte répondeur téléphonique d'« indisponibilité » prévient de la « non disponibilité provisoire » de votre interlocuteur lors de la pause déjeuner, lorsque votre standardiste est déjà en communication avec plusieurs personnes, que vous ne disposez pas ou plus de « ligne d’attente », si votre standardiste doit quitter momentanément son poste, si tout votre personnel est déjà sur le pont, … et offre la possibilité de laisser un message dans le but d’être rappelé dans les plus brefs délais.
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nous sommes désolés, nous ne pouvons momentanément vous répondre… Aussi, laissez-nous un message avec vos coordonnés téléphoniques, nous nous engageons à vous rappeler dans les meilleurs délais. Merci de votre appel et à très bientôt ! »
- « S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, bonjour ! Nous ne pouvons malheureusement pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez nous envoyez-nous un SMS avec votre nom et la raison de votre appel : un membre de notre équipe vous recontactera sous 24 heures. Merci de votre compréhension et à très bientôt ! »

Exemple d’un message pour la « NUIT » sur votre répondeur téléphonique d’Entreprise :
Le texte du message d’un répondeur téléphonique d’Entreprise en mode « nuit » et actif hors heures d'ouverture, annonce les horaires d'ouverture, les différents supports de communication mis à disposition : e-mail, site internet et offre la possibilité de laisser un message.
- « Bienvenue sur la messagerie de la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h. Vous pouvez consulter 24h sur 24 notre site internet www.frederic-chartier.com, nous envoyer un e-mail à contact@frederic-chartier.com ou nous laisser un message après le bip afin que nous puissions vous répondre au plus vite. Merci et à bientôt. »

Exemple d’un message pour un « WEEK-END » sur votre répondeur téléphonique d’Entreprise :
Le texte d’un message pour répondeur téléphonique lors d’un « week-end » rappelle les heures d’ouvertures, déclare les numéros d'urgence ou d'astreinte et informe de la possibilité de laisser un message téléphonique ou non.
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h. En cas d’urgence, vous pouvez nous appeler au 06 00 00 00 00 ou nous envoyer un e-mail à contact@frederic-chartier.com. Attention ce répondeur ne prend pas de messages. Merci de votre compréhension. »

Exemple d’un message d’Entreprise pour « FERMETURE ANNUELLE » sur votre répondeur téléphonique :
Le texte du message d’un répondeur téléphonique pour « Fermeture Annuelle » indique les dates de fermeture et ainsi la date de réouverture. Quand l’annonce de votre fermeture ( «Veuillez noter que les bureaux de la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, seront fermés durant la période du 30 juillet au 15 août 2019 inclus » ) n’a pas été communiquée en amont, il est préférable de ne pas laisser la possibilité de déposer des messages car cela vous imposerait un contrôle permanent des enregistrements sur votre répondeur.
- « Bienvenue à la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos bureaux sont fermés du 1er au 16 août 2019 pour congés annuels. Attention notre répondeur prend aussi des vacances. En cas d’urgence vous pouvez nous envoyer un e-mail à contact@frederic-chartier.com. Merci de votre compréhension et c’est avec plaisir et en pleine forme que nous vous répondrons dès le 16 août ! »
- « Bienvenue à la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nous sommes actuellement en congés ; réouverture de nos services le mercredi 16 août à 8h30 ; nous vous souhaitons d’agréables vacances. A très bientôt. »
- « Bienvenue à la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, nos bureaux sont actuellement fermés pour congés annuels jusqu’au 16 août et vos commandes seront traitées à partir du 18 août. Pour toute information complémentaire www.frederic-chartier.com. Merci de votre confiance et très bel été ! »
- « Bonjour, vous êtes en relation avec le répondeur de la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée. Nos services sont actuellement fermés. Nous aurons le plaisir de vous retrouver dès le 16 août à partir de 9h00 pour répondre à l’ensemble de vos demandes. Nous vous remercions de votre appel et de votre confiance et vous souhaitons un très bel été ! »

Exemples de messages téléphoniques pour répondeur d’Entreprise lors d’une « FERMETURE EXCEPTIONNELLE » :
Le texte du message de votre répondeur téléphonique pour « Fermeture Exceptionnelle » (pont, inventaire, déménagement ou réorganisation d’un service, nouvelle implantation, participation à un salon professionnel,…, communique les dates de fermeture mais pas forcément la raison. Le plus souvent, du fait de son caractère exceptionnel, l’annonce de fermeture n’a pas été communiquée en amont; il est donc recommandé de laisser la possibilité de déposer un message

Message répondeur pour un « pont » :
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée, en cette période de pont, nos bureaux sont fermés du 1er au 4 mai 2019 mais notre répondeur est à votre disposition. Vous avez donc la possibilité de nous laisser un message avec vos coordonnés téléphoniques après le bip. Nous vous rappellerons à l’horaire que vous nous indiquerez dès le lundi 4 mai à partir de 9h00. Merci de votre compréhension et à lundi ! »

Message répondeur lors de la participation à un « Salon Professionnel » :
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée. Pour mieux vous répondre, nous avons un stand au « Salon Professionnel de la Formation » du 1er au 8 mars au Palais des expositions de 8h00 à 22h00 et nous vous invitons à nous y rejoindre, nous appeler au 04 94 76 15 98 ou nous laisser un message avec vos coordonnés téléphoniques après le bip. Merci de votre appel et à tout de suite ! »

Message répondeur pour des « Travaux » :
- « Bienvenue chez la S.F.A.P, Société de Formation Active Personnalisée. Pour mieux vous accueillir, nous procédons à la mise en place d’un nouveau standard aujourd’hui de 8h00 à 14h00 et nous vous invitons à renouveler votre appel dès 14h00 ou à nous laisser un message avec vos coordonnés téléphoniques après le bip. Merci de votre appel et à 14h00 avec votre nouveau standard plus performant ! »


Voir également le GUIDE pour formuler de façon professionnelle votre annonce vocale en 9 étapes : le bon message sur votre répondeur ! A lire absolument avant d’enregistrer votre message sur répondeur…

Profitez du message d’accueil de votre répondeur pour :

• Informer des horaires d’ouverture et de fermeture de votre entreprise
  
• Donner des coordonnées supplémentaires (mail, site web, blog, réseaux sociaux,…)
  
• Inviter l’appelant à laisser un message afin d’être recontacté (voir exemple)
  
• Diffuser une annonce particulière sur votre entreprise (infrastructure, événement, offre promotionnelle, nouveaux produits ou services, …)
  
• Souhaiter de bonnes fêtes, vos vœux, un bon Week-End, de bonnes vacances, …
  
• Annoncer une porte ouverte, votre présence sur un salon, l’ouverture d’un nouvel espace, …
  
• Publier une offre d’emploi afin de recruter de nouveaux collaborateurs…
  

La personnalisation de votre message d’accueil téléphonique sur votre répondeur prouve que vous prenez soin de vos clients et améliore incontestablement l’image de marque de votre entreprise.


Il en est de même lors de l’attente téléphonique (cf. Les « Bonnes Pratiques » pour optimiser l’Attente du client au Téléphone) qui vous permet une communication :
– Institutionnelle : parlez de votre Entreprise, faites découvrir vos savoir-faire, informez sur vos jours et horaires d’ouverture.
– Événementielle et informative : votre Entreprise est présente sur un événement national ou régional ? Vous fermez à l’occasion des vacances d’été, des fêtes de fin d’années, vous faites le pont,… Informez vos clients sur le temps restant de votre attente téléphonique.
– Publicitaire : vous lancez un nouveau produit ? Vous faites une promo ? Relayer votre communication sur votre attente téléphonique !

Enfin, pour vous amuser et trouver une idée de message drôle et originale pour le répondeur téléphonique personnel de votre portable ou de votre téléphone fixe : consultez dans la catégorie Humour la page MESSAGE RÉPONDEUR HUMORISTIQUE